Déménagement Entreprise

Déménagement entreprise : démarches, formalités devis

À un moment donné au cours de la vie d’une entreprise, un déménagement s’avérera nécessaire. La société sera amenée à déplacer ses bureaux dans de nouveaux locaux mieux adaptés à l’évolution de son activité. Un tel évènement sera toujours délicat à organiser pour un chef d’entreprise. D’un côté, il faudra gérer l’aspect matériel du déménagement, mais de l’ autre, il ne faut pas non plus négliger les formalités et les effets de ce grand changement sur le bien-être des collaborateurs. Pour un déménagement d’entreprise réussi, découvrez toutes les démarches à entreprendre.

Déménagement d’entreprise : pour quelles raisons ?

Il est difficile pour une entreprise bien établie de devoir changer de locaux et déménager parfois à l’autre bout de la ville. Cette étape est cependant impérative dans plusieurs cas de figure. C’est le cas lorsque l’entreprise s’agrandit et que l’espace est insuffisant. Généralement, cela se produit lors de la fusion de deux ou plusieurs sociétés. Et pour assurer une certaine cohésion, il vaut mieux rejoindre de nouveaux locaux mieux adaptés.

Bien que la révision du loyer soit strictement réglementée en ce qui concerne la location de locaux professionnels, le propriétaire se réserve le droit d’augmenter le loyer sous certaines conditions. Si la hausse se révèle trop importante, le loyer est susceptible d’être difficile à supporter pour l’entreprise, d’où la nécessité de déménager.

Parfois, une entreprise décide de changer de locaux, car elle souhaite saisir une opportunité immobilière exceptionnelle. L’achat de bâtiments qui lui sont propres permettant de développer le patrimoine de l’entreprise, mais également d’éviter les risques d’éviction à l’avenir.
Dans la majorité des cas, le déménagement représente un changement positif pour l’avenir de l’entreprise. Mais pour qu’il n’ait pas de répercussions sur la performance, il doit être organisé de manière réfléchie.

Quelles sont les démarches à suivre pour un déménagement d’entreprise ?

Pour réussir un déménagement d’entreprise, le dirigeant devra passer par un certain nombre d’étapes indispensables, à commencer par une phase de réflexion. L’entreprise a certainement une bonne raison de déménager et c’est ce qui permettra de cibler de nouveaux locaux mieux adaptés. Ce changement est une opportunité d’évolution qu’il faut saisir afin de mieux servir des objectifs de l’entreprise.

Lors de grands changements comme un déménagement, il est important de maintenir une bonne communication avec ses collaborateurs. Il s’agit de leur exposer l’importance du déménagement et les conditions dans lesquelles cela va s’effectuer afin de ne pas engendrer du stress supplémentaire chez les salariés. Il arrive que les collaborateurs s’opposent à la décision de déménager, ce qui peut être motivé par des raisons d’éloignement. Il serait alors utile de consulter des termes des contrats de travail pour connaître la réaction appropriée.

La prochaine étape consiste à se renseigner sur le contrat de bail des locaux actuels afin de connaître ses conditions de résiliation. Généralement, un préavis de 6 mois est nécessaire et le propriétaire doit être notifié par lettre recommandée avec avis de réception. Une fois le préavis déposé, la recherche de nouveaux locaux peut commencer. Ceux-ci doivent correspondre aux besoins de l’activité, mais aussi à une zone géographique bien définie si possible non loin de l’ancien bâtiment. Cette démarche est susceptible de prendre du temps. Il convient donc de se montrer patient afin de trouver les meilleurs locaux. C’est à la suite de la signature du nouveau bail que l’organisation du déménagement démarrera.

Quelles sont les formalités impératives lors du déménagement d’entreprise ?

La première formalité obligatoire lors du déménagement d’entreprise consiste à déclarer officiellement de changement de locaux auprès du centre de formalités des entreprises ou CFE. Cela implique de définir le nouveau siège social de la société, la mise à jour des statuts et la diffusion d’une annonce légale de transfert de siège social. À l’issue de cette démarche, l’entreprise se verra attribuer un nouvel extrait K-Bis.

Il convient ensuite de résilier ou de transférer les contrats de l’entreprise au nouveau siège social, que ce soit les contrats d’assurance, d’énergie, de téléphone ou d’accès à internet. Il faut également penser à établir une redirection de courrier auprès de la Poste. Le changement de locaux sera notifié aux partenaires de manière individuelle. En effet, bien que la publication dans le journal officiel permette de rendre public le déménagement de l’entreprise, cela ne suffit pas. Les banques, les clients, les fournisseurs devront recevoir un courrier leur notifiant le changement d’adresse. Il en est de même pour l’administration fiscale.

La dernière étape consiste à mettre à jour les documents commerciaux et administratifs comme les supports de communication, les devis et les factures, les cartes de visite et les brochures avec la nouvelle adresse, sans oublier le site internet.

Déménagement d’entreprise : combien ça coûte ?

Le coût du déménagement d’entreprise varie d’un contrat à l’autre. Il dépend surtout du volume à déménager, du type de prestation choisie par l’entreprise, de la distance séparant les anciens et les nouveaux locaux ainsi que leur accessibilité. Le volume à déménager impacte en effet sur le nombre de déménageurs à mobiliser et de camions à réserver pour le transport. Quant à la distance entre les deux adresses, elle permettra de déterminer le nombre d’heures de travail, le prix du carburant et éventuellement le péage. Le type de prestation définira les tâches prises en charge par le professionnel. Les formules les plus complètes prenant en charge tout le travail, des cartons au démontage des meubles et à l’aménagement du nouveau bâtiment sont les plus coûteux. Les tarifs des déménageurs professionnels vont de 190 à 470 euros le m3 selon la formule et la distance.

Une demande de devis est conseillée pour estimer le prix réel de la prestation. Les entreprises de déménagement effectuent souvent une visite technique des lieux, que ce soit en présentiel ou de manière virtuelle afin d’évaluer l’ampleur du travail avant de dresser leur devis. Comparer les offres des déménageurs est toujours utile pour obtenir la meilleure proposition. Le comparateur en ligne propose ce service gratuitement et sans engagement à tout intéressé. Il suffit de remplir un formulaire avec des informations précises concernant le type de prestation souhaitée et de valider la demande pour recevoir les offres.