Le déménagement de bureaux d’entreprise peut répondre à divers impératifs. Que ce soit pour percer un nouveau marché ou pour se développer, le déménagement pourrait être nécessaire. Dans tous les cas, une préparation minutieuse est impérative.
Cela implique de prendre en compte divers aspects organisationnels et administratifs. Le coût du déménagement est aussi d’une importance capitale et la demande de devis auprès de professionnels qualifiés est un passage obligé.
L’intérêt du déménagement
Avant tout projet de déménagement, il faut que l’intérêt soit réel. Le déménagement professionnel ne s’improvise pas et tous les collaborateurs doivent être impliqués dans le projet. Tant sur l’objet du déménagement que sur les futurs locaux, il faut que le projet soit bénéfique. Ainsi, faire le bon choix de locaux entre aussi dans les critères de décision d’un déménagement professionnel réussi. Il faut aussi que le déménagement ne soit, ni chronophage, ni trop coûteux pour que les avantages soient supérieurs aux inconvénients et aux contraintes.
Si l’intérêt est réel, il convient d’en informer les collaborateurs pour qu’ils se sentent impliqués et pour qu’ils oublient leurs doutes sur le projet de déménagement. Leur avis compte autant que leur participation dans le projet. Ainsi, les dirigeants ne devraient pas négliger de leur demander leur opinion, tant sur le projet que sur les futurs locaux à acquérir ou à louer. Parmi les intérêts d’un déménagement de bureaux d’entreprise figurent un loyer moins élevé, plus d’espace pour l’accueil de nouveaux employés et le rapprochement avec de nouveaux clients ou la pénétration dans un nouveau marché.
La préparation du déménagement de bureaux d’entreprise
Il existe certaines étapes à suivre pour un déménagement de bureaux d’entreprise réussi. La première étant l’étude de faisabilité du projet. Cette étude comprend les raisons réelles et les besoins de l’entreprise, le lieu d’implantation, le budget à prévoir pour le projet et l’impact possible sur les salariés. Ce dernier point est important, car si certains employés sont réticents, une restructuration pourrait être à prévoir. Une fois que cette étude est faite, il convient d’établir un cahier des charges détaillé pour le projet de déménagement.
Le contenu de ce cahier des charges dépendra de la taille de l’entreprise, du nombre de salariés et du lieu d’implantation des locaux. Ce document relatera les besoins et les contraintes du projet en fonction de l’entreprise en question. L’inventaire des biens à transporter sera aussi dans ce cahier des charges. Toutes les informations contenues dans ce document permettront aux futurs déménageurs de mieux planifier le transport des colis. Poids lourds, emballages spécifiques, volume à prévoir, tout sera consigné dans le cahier des charges.
Les coûts sociaux du déménagement
Les salariés sont les premiers concernés par un déménagement de bureaux d’entreprise. C’est pour cela qu’il est important de les impliquer durant le processus du projet, que ce soit pour leur information bien avant la date du déménagement, ou pour leur avis concernant les futurs locaux. Le déménagement professionnel constitue un réel bouleversement dans la vie des salariés. C’est pour cela que les accords d’entreprise comprennent une prime de déménagement dans le cadre de la clause de mobilité.
À part cela, l’entreprise devra aussi prévoir des dépenses internes organisationnelles. En effet, suite à l’annonce du déménagement, de nombreux collaborateurs pourraient décider de quitter l’entreprise. Cette dernière devra alors prendre les mesures nécessaires en termes de restructuration. Formations, primes de licenciement, plans de départ volontaire négocié et renégociations de contrats de travail sont à prévoir. La suite logique d’une vague de départs volontaire est le recrutement. Parmi les coûts à prévoir figure donc l’augmentation de la masse salariale de l’entreprise.
L’aménagement des nouveaux bureaux
L’intérêt et l’impact du déménagement de bureaux d’entreprise sont donc à voir de près. Il convient à présent d’étudier les travaux à effectuer dans les nouveaux locaux pour qu’ils correspondent aux attentes de l’entreprise. Le budget pour cet aménagement est conséquent et peut même représenter 50 à 75 % du budget global. Le budget à y consacrer dépend aussi des locaux : à acheter ou à louer. La disposition des bureaux est également à considérer : s’agit-il de bureaux collaboratifs ou d’espaces séparés ?
Si l’aménagement des nouveaux locaux est important, il ne faut pas non plus oublier de remettre les anciens en état. Effectivement, il appartient au locataire de rendre les locaux dans l’état où il les a pris. Ainsi, ranger, nettoyer et même rénover les anciens bureaux sont des actions qui ne doivent pas être omises du planning de déménagement. Ce sera l’occasion pour l’entreprise d’informer visuellement ses clients de leur changement d’adresse. En effet, la mise en place d’un panneau ou d’une affiche mentionnant la nouvelle adresse est de rigueur pour ne pas perdre les clients actuels.
Le devis du déménagement de bureaux d’entreprise
Le budget à prévoir pour le déménagement de bureaux d’entreprise dépend principalement des biens à transporter et de la distance entre les anciens et les nouveaux locaux. Pour obtenir un ou plusieurs devis, l’entreprise devra faire une demande avec une date ou une fourchette de dates possibles pour le déménagement. Cette demande peut se faire gratuitement et en ligne auprès de plusieurs professionnels en déménagement qualifiés. Chaque déménageur fera une visite dans les locaux afin de faire une étude technique et d’évaluation du déménagement à prévoir.
À la suite de cette visite, les déménageurs présenteront un devis à l’entreprise. Une fois que celle-ci aura reçu plusieurs devis, elle devra les comparer et prendre en compte son budget déménagement. En effet, il ne faut pas que le déménagement soit trop coûteux, au risque d’être néfaste pour le bon fonctionnement de l’entreprise. En général, un déménagement de bureaux d’entreprise coûte entre 250 et 350 euros par poste. Cela dépend aussi d’un prestataire à un autre. Le tarif pour un déménagement régional ne sera pas le même que pour un déménagement international.
Le déménagement de bureaux d’entreprise est un projet important qui doit répondre à un besoin impératif de l’entreprise. Entre les coûts du déménagement et la gestion du personnel, l’ampleur du projet englobe bien plus que le simple transport des biens de l’entreprise d’un endroit à un autre. C’est pour cela qu’il faut correctement planifier les étapes et les actions à entreprendre pour ne pas omettre les formalités administratives nécessaires au déménagement par exemple.